Protocolos familiares de cajón vs. de prosperidad

Por Roberto Salas G.

Situación

Don Emilio estaba por cumplir los 70 años, había presentado algunos temas médicos en los últimos cinco, y su dedicación permanente y sin descanso le ha pasado factura en lo que más preocupa a su familia: la salud.

Inquieto sobre la situación del legado que ha construido con tanto esfuerzo, decidió ordenarlo y evitar problemas familiares cuando ya no esté. El primer desafío fue sentirse mortal, cosa que le incomodó, pero su pragmatismo fue superior al temor; y ese fue el impulso para llamar a alguien de confianza y que domina los temas sucesorios para ayudarlo a dejar establecido en un Protocolo familiar las políticas y normas para manejar los temas sensibles: sucesión cuando defina retirarse del día a día (nunca totalmente mientras viva), transferencia de las acciones y propiedades a sus herederos, cómo normar decisiones trascendentales de transferencias de acciones, ventas de activos o la empresa toda, aprobación de inversiones, endeudamiento, empleo para miembros de familia directa o política, entre otros temas.

Ahora tiene 80 años y su salud es resistente, aunque desmejorada. La familia ha crecido más que la empresa: ahora son 11 nietos de sus cinco hijos e hijas, de los que solo tres trabajan todavía en la empresa; algunos nietos tienen más de 25 años y piden pista para aterrizar en la empresa en posiciones importantes, su esposa ya dejó de trabajar, pero mantiene interés en que las cosas vayan bien.

La cesión de acciones que realizó años atrás después del Protocolo no ha tenido cambios, y él aún mantiene el 51% junto con su esposa, pero en los hijos no hay el mismo interés de todos en permanecer en la empresa o mantener las acciones.

Como el Protocolo no fue socializado a escala familiar y fue desarrollado solo con el asesor, la familia, al enterarse de los detalles, no está de acuerdo en muchos temas.

¿Algo que ha pasado en un cajón 10 años, y ha sido poco conocido o entendido, puede ser utilizado ahora cuando más se lo necesita?

Lo relevante

Ese esfuerzo de poner en orden los pensamientos en temas clave en la relación Empresa y Familia, aunque no se haya socializado bien, fue algo importante para dar cierta sensación de control del fundador, pero no es útil en el momento de aplicarlo.

De esta forma, el aprendizaje familiar no ocurrió, y las personas no se sienten parte de esas definiciones, lo que exige una revisión participativa que debe hacerse con urgencia para evitar problemas futuros que afecten a la empresa y a la familia.

Además, la edad es uno de los factores que alertan a los empresarios emprendedores a pensar en ordenar las cosas cuando comienzan a enfocarse en proteger el legado después de su vida empresarial o existencia misma.  Sin embargo, no debe ser el factor detonante, ya que nadie tiene comprada la vejez, peor la vida, y hay muchos empresarios que por una u otra razón quieren/deben retirarse del “día a día” mucho antes de los 80 años, y tienen el coraje de hacerlo de manera inteligente.

El Protocolo familiar si no es elaborado en conjunto entre la familia directa, sobre todo cuando sus integrantes jóvenes ya están en edad adulta (por ejemplo, sobre 25 años), este documento sin fuerza legal, y solo moral, normalmente está al servicio del fundador, pero no del resto de la familia, y por lo tanto no sirve para promover unidad o armonía cuando la familia crece y las necesidades se diversifican.

Pros y cons

+ Tener un Protocolo Familiar siempre es bueno, y debería ser mandatorio en una familia empresaria en la que los hijos, trabajen o no en la empresa, sean ya accionistas o no, están en capacidad de asumir derechos y obligaciones. Sin embargo, si este no aborda de manera clara y participativa los temas más relevantes en el comportamiento de los miembros de la familia respecto a los intereses empresariales, la situación se vuelve insostenible.

+ Los Protocolos son útiles para padres o madres empresarios que teniendo enormes lazos afectivos con sus hijos e hijas quieren objetividad en la toma de decisiones, sobre todo en los temas más sensibles, como decir NO a: empleos forzados, solicitudes de préstamos, salarios fuera de mercado, uso de recursos para temas particulares, etc. Se puede ser excelente padre, pero mal empresario.

+ El principal beneficio de un Protocolo familiar, no es el documento en sí, es la conversación que se tiene en el proceso de construirlo en conjunto. Por eso, para que el proceso sea positivo y apoye la prosperidad debe ser elaborado en épocas en que la comunicación fluye, los deseos son transparentes y hay confianza para expresar lo que se siente.

+ El Protocolo ordena y da claridad, lo que ayuda mucho en la relación empresa-familia-propiedad, fundamental para una familia empresaria. Pero para no quedar en el cajón, deben ser implementados los órganos de gobernanza y mantener disciplina en las agendas anuales para crear hábitos, cultura de colaboración, diálogo respetuoso y escucha a terceros independientes.

Consejo

+ El principal consejo es no esperar una crisis familiar para hacer un Protocolo. Estos en realidad son hechos para evitar las crisis: cuando estas llegan no se solucionan creando un Protocolo, sino directamente con instancias de mediación y, en último caso, arbitrajes.

+ No hay Protocolo Familiar hecho unipersonalmente, por eso se llama “Familiar”, y siempre es necesario un facilitador experto en el método y conocedor de las mejores prácticas para que la familia pueda escoger la que mejor se adapte o crear una propia en los temas más sensibles.

+ Muchas veces se quiere un resultado que obligue y no solo guíe: el Protocolo, es más conocido como un pacto de buena fe (al firmarlo hay un compromiso moral, pero no legal, lo que genera críticas). Para las familias en las que es necesario dar esa fuerza de ejecución, hay mecanismos para hacerlo a través de cambios de Estatutos de las empresas, Pacto de Accionistas (al tratarse de transferencias o ventas de acciones entre familia o a terceros), o establecer mecanismos como Fideicomisos, entre otras opciones.

+ Uno de los resultados del Protocolo, es lograr establecer un “sueño compartido”, y un set de valores recordados y trabajados día a día, que sirven como estrella polar para encontrar oportunidades y solucionar dilemas o conflictos. El camino es largo y está lleno de estos temas, y estos elementos son las guías que mejor funcionan cuando los números o la lógica normal ya no importan.